Vi gør din hverdag lettere
Det står vi ved og skriver gerne under på.
Siden starten har målsætningen været, at alle opgaver vi går ind i skal have værdi for dig som kunde og gøre arbejdet med IT lettere end før.
Det har vi gjort med succes, og det er stadig et vigtigt mantra i virksomheden.
Vi har bl.a. udviklet brugervenlige, men teknisk avancerede kalkulations-systemer til
- Budgettering
- Tilbudsgivning
- Efterkalkulation
- Salgsoptimering
samt data opsamlings-systemer fra produktionsmedarbejdere, som efterfølgende anvendes på tværs af organisationen.
Administrativt arbejde, som inden vi kom til, kunne tage fra få dage til uger at gennemføre, og tager nu kun få minutter.
Med bedre styr på de indsamlede data er det desuden muligt at optimere og udvikle andre processer længere oppe i organisationen.
Lad os hjælpe dig med at gøre hverdagen lettere.
Hvorfor skulle vi ændre vores arbejdsgange… det virker jo!
Mange mindre og mellemstore virksomheder har ikke eller afsætter ikke ressourcer til at investere i forkromede løsninger, når der skal skrives tilbud, oprettes ordre, faktureres, opsamles produktionsdata, efterkalkuleres, salgsoptimeres, produktionsoptimeres, lageroptimeres etc. De har som regel nogle simple standardsystemer til at håndtere de enkelte opgaver. De enkelte medarbejdere har så specialiseret sig i hver deres opgave eller sidder måske med flere opgaver i flere forskellige systemer.
Som regel anvendes de systemer virksomheden alligevel har investeret i, da de jo nu engang står til rådighed. Det giver mening, men er ikke altid optimalt.
Her går vi som regel ind på ønsket omkring ikke at investere i nye systemer, som ingen kender og først skal på kursus i for at kunne udnytte.
I de situationer giver det meget mere mening at anvende de systemer, som du og dine medarbejdere allerede kender og er fortrolige med.
Vi analyserer arbejdsgangene, datakilder, datahåndtering/-behandling og ønskede resulterende data og automatiserer så mange af processerne som muligt.
Det er ikke sjældent, at tidsforbruget i flere led optimeres mange 100 gange (Ja, du læste rigtigt… Ét hundrede gange!).
Praktisk eksempel #1
En produktionsvirksomhed specialiseret i behandling af store flader ønskede at optimere deres arbejdsgange.
Medarbejderne ude i marken indrapporterede diverse data via et regneark udleveret som en skabelon sat op så det var simpelt at foretage registreringen, så alle data kom tilbage nogenlunde ens.
En administrativ medarbejder samlede data sammen i et nyt regneark (kopier/indsæt) for at sikre konformitet i de indsamlede data ifm. den videre behandling i næste led.
Disse data var så grundlag for kalkulation, tilbud, ordre og fakturering, men i hver sit regneark, da flere forskellige personer havde fat i dem. Det endte ikke sjældent med fejl, da de færreste mennesker gør tingene ens.
Virksomheden ønskede ikke at investere i et nyt specialudviklet system, men ville gerne genanvende bestående systemer for at sikre høj produktivitet hurtigst muligt.
Deres bestående CRM system kunne fint håndtere og integrere til regneark, så vi besluttede at udvikle en ny skabelon, som indeholdt alle nødvendige funktioner, opbygget med relevante faner, låste celler og programmering lagt ind på knapper, så konformiteten kunne sikres 100%
Resultatet blev 100% genbrug af de systemer der allerede var investeret i, 95% eliminering af fejlsituationer og individuel optimering af samtlige processer med minimum 500%
Systemet var så godt programmeret, at det kørte i virksomheden i over 12 år, kun med småjusteringer og lejlighedsvise udvidelser.
Praktisk eksempel #2
En produktionsvirksomhed med maskinel serieproduktion af små emner anvendte regneark til opsamling af operationer og tider.
Hver produktionsmedarbejder havde sit eget regneark med nogle kolonner og linjer arrangeret, så det var nemt og hurtigt at indtaste hvor de relevante data skulle udfyldes. Nogle data kunne vælges fra lister.
En administrativ medarbejder kopierede disse data manuelt og indsatte dem i et andet regneark med nogle oversigtsark for at samle dem i andre grupperinger og for at kunne foretage sammentællinger på tværs af disse grupper. Dette regneark gik videre til salgsafdelingen ifm. efterkalkulation og fakturering.
Vi havde 2 muligheder. Enten komme med et oplæg til et nyt system, som produktionsmedarbejderne kunne indtaste deres oplysninger i og den administrative medarbejder så kun skulle kontrollere hvorefter salgsafdelingen kunne arbejde direkte i de indsamlede data. Det havde givet gennemskuelighed, mulighed for viderebehandling af de tilgængelige data i det uendelige samt givet mulighed for meget stor datasikkerhed og konformitet, men det ville resultere i en forholdsvis lang udviklingstid, havde kostet en mindre formue og ville resultere i en stejl indlæringskurve for både produktionsmedarbejdere, den administrative medarbejder og salgsmedarbejderne.
Resultatet blev at vi udviklede et regneark, som optimerede den administrative medarbejders funktioner ekstremt meget. Vi lavede minimale ændringer i produktionsmedarbejdernes regneark, kun for at sikre konformitet og ændrede intet i forhold til salgsafdelingen. Den administrative medarbejders tidsforbrug på denne ene opgave blev optimeret med faktor 4.000 (tidligere op til 24 timer mod nu 20 sekunder). Investeringen begrænsede sig til vores udviklingstid (regnearksprogrammerne blev jo genbrugt) og en ret flad og hurtig indlæringskurve for den administrative medarbejder.
Kontakt os for en snak!
Ring eller skriv til os for en uforpligtende snak om hvad vi kan gøre for jer. Benyt gerne vores kontaktformular.